Powiadomienia klienta o zamówieniu
Jakie e-maile i SMS-y dostaje klient w trakcie życia zamówienia, kiedy wychodzą, gdzie zmienić ich treść i czasy przypomnień oraz jak sprawdzić, czy wiadomość wyszła.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
System sam informuje klienta o najważniejszych zdarzeniach w zamówieniu: przyjęciu, wpłacie, potwierdzeniu, anulowaniu i zbliżających się terminach. Nie musisz niczego wysyłać ręcznie - wystarczy, że dane kontaktowe w zamówieniu są poprawne.
Dokąd idą wiadomości
- E-mail - na adres z zamówienia, a gdy go nie ma - na adres konta klienta.
- SMS - na telefon z zamówienia albo z konta klienta, jeśli w systemie jest skonfigurowana wysyłka SMS.
Wiadomość wychodzi w imieniu marki zamówienia: z jej oprawą, nadawcą i treścią wzoru. Dane kontaktowe poprawisz na karcie zamówienia - zob. Dane klienta i dokument rozliczeniowy.
Jakie wiadomości wychodzą
| Wiadomość | Kiedy wychodzi |
|---|---|
| Przyjęcie zamówienia | po złożeniu zamówienia; dołączone są potwierdzenie zamówienia i regulaminy w PDF |
| Otrzymanie wpłaty na zamówienie | po zaksięgowaniu wpłaty, która nie potwierdziła zamówienia |
| Potwierdzenie zamówienia | po potwierdzeniu zamówienia wpłatą albo przez obsługę; z dokumentami w PDF |
| Przypomnienie o wygasaniu rezerwacji | przed końcem ważności zamówienia wstępnego bez pełnej przedpłaty |
| Przypomnienie o terminie realizacji | przed pierwszym terminem realizacji zamówienia potwierdzonego |
| Anulowanie zamówienia | po anulowaniu - ręcznym albo automatycznym po upływie ważności |
System pilnuje, żeby klient nie dostał dwóch wiadomości o jednym zdarzeniu:
- zamówienie bez przedpłaty, potwierdzone od razu przy złożeniu, dostaje tylko „Przyjęcie zamówienia”;
- wpłata, która potwierdziła zamówienie, wysyła tylko „Potwierdzenie zamówienia” (z kwotami wpłaty);
- kilka pozycji jednej wpłaty daje jedną wiadomość.
Przypomnienie liczy się od terminu. Gdy przedłużysz ważność albo zmienisz termin realizacji, klient dostanie nowe przypomnienie przed nowym terminem.
Rezygnacje, zwroty, niestawienie się i przeniesienie wpłaty mają własne wiadomości z rozliczeniem - opisuje je Rozliczenie rezygnacji. Otwarcie i rozliczenie realizacji nie wysyła wiadomości do klienta.
Co trafia do klienta przy anulowaniu
Przy anulowaniu możesz podać dwa teksty. Powód dla klienta trafia do wiadomości o anulowaniu. Notatka wewnętrzna zostaje tylko w historii i podsumowaniu zamówienia - klient jej nie zobaczy. Gdy nie podasz powodu, wiadomość wyjdzie bez niego. Automat po upływie ważności wpisuje powód sam.
Gdzie zmienić treść i czasy przypomnień
Ustawienia są na karcie marki: Konfiguracja › Marki › wybierz markę.
| Co chcesz zmienić | Gdzie |
|---|---|
| treść e-maili | Wzory emaili - każdy rodzaj wiadomości ma swój wzór |
| wygląd e-maili (logo, kolory, stopka) | Oprawa emaili |
| treść SMS-ów | Wzory SMS |
| nadawcę SMS-ów | Nadawca SMS |
| ile godzin przed końcem ważności wysłać przypomnienie | Rezerwacje i wpłaty › Przed upływem ważności (godziny) |
| ile godzin przed realizacją wysłać przypomnienie | Rezerwacje i wpłaty › Przed realizacją (godziny) |
| sposób wpłaty podawany w wiadomościach | Rezerwacje i wpłaty › Instrukcja płatności |
Puste pole godzin oznacza wartość domyślną systemu - podpowiedź pod polem pokazuje, ile wynosi. Przycisk do portalu klienta pojawia się w wiadomości tylko wtedy, gdy marka ma aktywny portal.
Jak sprawdzić, czy wiadomość wyszła
Przejdź do Komunikacja › Poczta wychodząca albo Komunikacja › Wiadomości SMS i wyszukaj adres e-mail albo telefon klienta. Zobaczysz status wiadomości i jej treść. Wysyłka może potrwać kilka minut - wiadomość o wpłacie wychodzi z około półminutowym opóźnieniem, żeby podać pełną kwotę.
Powiązane
- Potwierdzenie zamówienia Kiedy zamówienie wstępne potwierdza się samo, jak potwierdzić je bez wpłaty i co zmienia potwierdzenie.
- Dokumenty i regulaminy zamówienia Jak pobrać potwierdzenie zamówienia i regulaminy usług, uzupełnić brakujące dane w regulaminie i sprawdzić, kto zaakceptował regulamin.
- Rozliczenie rezygnacji - zwrot, zatrzymanie i przeniesienie wpłaty Jak rozliczyć dokument rezygnacji, który czeka na rozliczenie - zwrócić wpłatę, zatrzymać zadatek albo przenieść pieniądze na inne zamówienie - i jak śledzić wypłaty na liście Rezygnacje.