Rezerwacja z oferty
Jak zrealizować ofertę - wskazać klienta, dokument i profile, założyć zamówienie wstępne z rezerwacjami i co zrobić, gdy system odmówi.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Realizacja zamienia ofertę w zamówienie wstępne. System zajmuje wtedy sale i pracowników na terminy z oferty i trzyma je do końca ważności rezerwacji wstępnej - do tego czasu klient powinien wpłacić wymaganą kwotę.
Zanim zaczniesz
Uprawnienia:
Oferta musi mieć status Szkic, wszystkie pozycje kompletne i dostępne, a termin ważności oferty nie może być miniony - wtedy przycisk na karcie oferty jest aktywny. Oferta jest ważna do końca dnia wpisanego w polu Termin ważności. Opis: Oferta dla klienta.
Krok po kroku
Kliknij na karcie oferty. Otworzy się ekran Realizacja oferty z czterema krokami po lewej stronie. Do kolejnego kroku przejdziesz przyciskiem albo kliknięciem kroku - ale tylko wtedy, gdy bieżący krok jest poprawnie wypełniony. Wybory zapisują się od razu, więc możesz przerwać i wrócić później.
- Klient - wpisz w wyszukiwarce co najmniej trzy znaki nazwiska, e-maila albo telefonu i kliknij konto. Pełny numer telefonu albo pełny adres e-mail wybiera klienta sam. Gdy klienta nie ma, kliknij , wpisz dane w oknie Nowy klient i kliknij . Hasło do konta tworzy się samo.
- Dokument - wybierz E-paragon (osoba prywatna) albo Faktura (firma z NIP). Przy e-paragonie pole Adres e-paragonu pokazuje e-mail klienta. Przy fakturze wybierz Nabywca spośród kontrahentów klienta albo kliknij i pobierz dane z rejestru GUS. Gdy fakturę odbiera inna firma, odznacz Odbiorca taki sam jak nabywca i wskaż odbiorcę.
- Profile uczestników - przy każdej osobie z oferty wybierz profil z konta klienta. Ikoną obok listy utworzysz nowy profil, a wpisze jeden profil we wszystkie puste miejsca.
- Podsumowanie - sprawdź klienta, dokument, pozycje i kwoty. Zaznacz Klient zaakceptował powyższe regulaminy, jeśli pod pozycjami są regulaminy. Ustaw Data i Godzina w części Ważność rezerwacji wstępnej (domyślnie 24 godziny od teraz).
- Kliknij .
- Poczekaj na ekranie „Proszę czekać na potwierdzenie założenia rezerwacji” - nie zamykaj okna.
Na podsumowaniu przy każdej pozycji widać jej schemat płatności i Minimum do potwierdzenia, a na dole Minimalna kwota do potwierdzenia rezerwacji - wynika ze schematów płatności produktów. Tę samą kwotę pokazuje nagłówek jako Minimalna wpłata.
Co dzieje się po kliknięciu
Zlecenia rezerwacji system obsługuje pojedynczo, po kolei. Dzięki temu ten sam termin nie trafi do dwóch klientów, nawet gdy dwie osoby klikną w tej samej sekundzie. Ekran oczekiwania pokazuje pozycję w kolejce i przewidywany czas.
Opis tekstowy diagramu
- Realizuj zamówienie → Terminy z oferty wciąż wolne?
- Terminy z oferty wciąż wolne? → Komunikat, oferta zostaje w szkicu (nie)
- Terminy z oferty wciąż wolne? → Oferta: Opcja, zlecenie w kolejce (tak)
- Oferta: Opcja, zlecenie w kolejce → Wszystkie pozycje przechodzą kontrolę?
- Wszystkie pozycje przechodzą kontrolę? → Zamówienie wstępne z rezerwacjami (tak)
- Wszystkie pozycje przechodzą kontrolę? → Lista powodów, nic nie powstaje, oferta wraca do szkicu (nie)
System najpierw sprawdza wszystkie pozycje, a dopiero gdy komplet przejdzie, zakłada zamówienie i rezerwacje naraz.
System sprawdza między innymi: klienta i dokument, aktywność i ceny produktów, warianty, kompletność konfiguracji, profile osób, godziny i wyprzedzenie usług, wolne przestrzenie i pracowników, wolne miejsca na terminach wydarzeń oraz to, czy produkty od podwykonawców da się jeszcze zamówić na ten termin.
Efekt
Gdy wszystko się zgadza, system przenosi Cię na kartę nowego zamówienia z komunikatem „Zamówienie założone”,
na przykład: „Zamówienie wstępne ORD_26_… zostało założone. Rezerwacje są wstępne i ważne do 09.11.2026 12:00.
Zamówienie potwierdzi wpłata wymaganej przedpłaty.” Zamówienie ma status wstępne i numer w formacie
ORD_RR_XXXXXXX, a oferta - status Zrealizowana.
Rezerwacje zamówienia wstępnego nie są jeszcze potwierdzone. Trzymają sale i pracowników do daty ważności, a potem przestają blokować termin. Gdy żadna pozycja nie wymaga przedpłaty, system od razu potwierdza zamówienie - komunikat podaje wtedy jego status, np. „Zamówienie ORD_26_… zostało założone (Potwierdzone).” Opis ważności: Statusy i ważność zamówienia.
Rezerwacje sal i pracowników zobaczysz w agendzie rezerwacji. Pracownik przydzielony do usługi dostaje też wpis w grafiku pracy, ważny tak długo jak zamówienie wstępne.
Gdy system odmówi
Przy odmowie podsumowanie pokazuje ramkę „Nie udało się założyć rezerwacji” i listę powodów. Żadna pozycja nie zostaje zarezerwowana, a oferta wraca ze statusu Opcja do Szkic. Najczęstsze powody:
| Komunikat (początek) | Co zrobić |
|---|---|
| „Brak wolnej przestrzeni (…) dla pozycji … w terminie …” | salę zajęło inne zamówienie - w nawiasie na końcu jest jego numer. Sprawdź je w agendzie albo poczekaj, aż jego rezerwacja wstępna wygaśnie. |
| „Brak dostępnego pracownika (…) … Sprawdź deklaracje dostępności albo limit długu grupy.” | żaden pracownik z grupy nie ma deklaracji dostępności na ten czas albo wszyscy są zajęci. Poproś o uzupełnienie deklaracji. |
| „Na tym terminie zostało … wolnych miejsc, a potrzeba …” | na wydarzeniu brakuje miejsc. |
| „Zapisy na ten termin są zamknięte.”, „Termin wydarzenia został wycofany.” | termin wydarzenia nie przyjmuje już zapisów. |
| „Ta godzina jest już zajęta - usługa wymaga unikalnej godziny rozpoczęcia…” | o tej godzinie zaczyna się już ta sama usługa innego klienta. |
| „Produktu … nie można już zamówić na ten termin - minął czas na zlecenie realizacji.” | produkt od podwykonawcy trzeba było zamówić wcześniej. |
| „Pozycja …: wskaż profil klienta dla …” | wróć do kroku Profile uczestników. |
| „Pozycja … wymaga wybrania wariantu produktu.”, „Pozycja … ma niekompletną konfigurację.” | pozycja oferty nie jest gotowa. |
| „Faktura wymaga danych firmy z NIP…”, „Dodaj adres e-mail klienta - na niego zostanie wysłany e-paragon.” | wróć do kroku Dokument albo uzupełnij e-mail na karcie klienta. |
| „Ważność rezerwacji wstępnej musi być w przyszłości.” | ustaw późniejszą datę lub godzinę ważności. |
| „Z tej oferty powstało już zamówienie …” | zamówienie już istnieje - otwórz je z karty oferty. |
Częste problemy
Powiązane
- Oferta dla klienta - tworzenie i pozycje Jak założyć ofertę, dodać do niej usługi, wydarzenia i produkty, ustawić klienta i termin ważności oraz co znaczą statusy oferty.
- Agenda rezerwacji Jak sprawdzić zajętość sal, stref i pracowników w lokalizacji na dzień, tydzień albo miesiąc i znaleźć zamówienie, które blokuje zasób.
- Wyszukiwarka ofert Jak znaleźć wolne terminy usług i wydarzeń dla klienta, co znaczą kolory godzin i jak dodać termin do oferty.