Faktury i KSeF
Skąd biorą się faktury, noty kaucyjne i faktury korygujące, jak czytać stany faktury i KSeF, ponowić wystawienie, pobrać PDF, XML i UPO oraz wysłać fakturę e-mailem.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Faktury wystawia system w Fakturowni operatora i - gdy operator ma włączony KSeF - wysyła je do KSeF. W Sprzedaż › Faktury sprawdzisz, czy faktura jest gotowa, pobierzesz jej pliki i naprawisz wystawienie, które się nie udało.
Zanim zaczniesz
Uprawnienia:
- Operator musi mieć skonfigurowane wystawianie faktur. Ustawienia są na karcie operatora (Konfiguracja › Operatorzy), w karcie Faktury (Fakturownia). Tam wybierasz też Wysyłkę do KSeF: „Bez KSeF”, „KSeF - tryb testowy (DEMO)” albo „KSeF - produkcja”.
- Fakturę VAT, zaliczkową i końcową wystawia się wyłącznie firmie z NIP-em. Osoba prywatna dostaje paragon albo e-paragon, a fakturę - do paragonu (Faktura do paragonu).
Skąd biorą się faktury
W panelu nie ma przycisku „Nowa faktura”. Faktura powstaje sama ze sprzedaży, której dokumentem jest faktura:
| Rodzaj | Kiedy powstaje |
|---|---|
| Faktura VAT | sprzedaż z dokumentem Faktura - z kasy albo z panelu - po jej domknięciu |
| Faktura do paragonu | na prośbę klienta, z karty sprzedaży z wydrukowanym paragonem |
| Faktura zaliczkowa | wpłata firmy na zamówienie |
| Faktura końcowa | rozliczenie realizacji zamówienia firmy, która wpłacała zaliczki |
| Zamówienie (Fakturownia) | pomocniczy dokument w Fakturowni, do którego podpina się zaliczki; nie trafia do KSeF |
| Nota kaucyjna | kaucje za opakowania zwrotne - nie są sprzedażą, więc nie wchodzą na fakturę; poza KSeF |
| Faktura korygująca | zwrot sprzedaży firmy (Zwroty i reklamacje) |
Sprzedaż z fakturą czeka w statusie Oczekuje na przetworzenie, aż faktura będzie gotowa. Dopiero wtedy dostaje numer faktury i status Zakończona. Sprzedaż za 0 zł nie dostaje faktury.
Stany faktury
| Stan | Co znaczy |
|---|---|
| faktura czeka na wysłanie do Fakturowni | |
| Fakturownia wystawia dokument | |
| dokument ma numer w Fakturowni | |
| faktura czeka na numer KSeF - zwykle trwa to kilka sekund | |
| faktura wystawiona, a przy włączonym KSeF - przyjęta w KSeF; można ją pobrać i wysłać | |
| Fakturownia nie wystawiła dokumentu - powód jest na karcie faktury | |
| KSeF nie przyjął faktury - powód jest w karcie KSeF | |
| dokument wycofany |
Opis tekstowy diagramu
- Sprzedaż z fakturą domknięta → W kolejce
- W kolejce → Wystawianie w Fakturowni
- Wystawianie w Fakturowni → KSeF włączony? (udane)
- Wystawianie w Fakturowni → Błąd wystawienia (błąd)
- KSeF włączony? → Gotowa (nie)
- KSeF włączony? → Wysyłka do KSeF (tak)
- Wysyłka do KSeF → Gotowa (przyjęta)
- Wysyłka do KSeF → Błąd KSeF (odrzucona)
Faktura z błędem czeka na ponowienie - sprzedaż do tego czasu się nie zakończy.
Lista faktur
Przejdź do Sprzedaż › Faktury. Wyszukiwarka znajduje fakturę po numerze, numerze KSeF, nabywcy, NIP-ie i kodzie sprzedaży. Filtry: Stan, Rodzaj (także „Faktura do paragonu”), operator, lokalizacja i daty.
Karta nad tabelą pokazuje Wartość gotowych faktur (filtr), liczbę dokumentów W trakcie wystawiania / KSeF i liczbę dokumentów, które Wymagają uwagi. Przycisk pokazuje tylko faktury z błędem - zacznij od nich dzień pracy.
Karta faktury
Kliknij fakturę, żeby otworzyć jej kartę. Znajdziesz na niej:
- Dokument - numer, daty wystawienia i sprzedaży, wartość, sprzedaż, nabywcę, e-mail i płatność;
- KSeF - stan w KSeF, Numer KSeF, datę wysłania i odnośnik Sprawdź w KSeF;
- Dokumenty - pliki do pobrania: PDF dokumentu, XML faktury KSeF i UPO - potwierdzenie odbioru KSeF;
- Historia - kolejne zdarzenia wystawiania i wysyłki;
- przy fakturze końcowej i zaliczkowej - zaliczki i pozycje zamówienia.
Z menu przy nagłówku (uprawnienie „Obsługa faktur”):
- - odczytuje aktualny stan dokumentu, np. gdy KSeF długo nie odpowiada;
- - przy fakturze Gotowej; wpisz Adres e-mail i kliknij .
Krok po kroku: faktura z błędem
- W Sprzedaż › Faktury kliknij .
- Otwórz fakturę i przeczytaj powód błędu w czerwonym komunikacie.
- Usuń przyczynę - np. popraw dane nabywcy w kartotece kontrahenta albo autoryzację KSeF w Fakturowni.
- Kliknij (przy błędzie KSeF - ).
- Poczekaj, aż stan zmieni się na Gotowa. Karta odświeża się sama.
Ponowienie nie wystawi drugiej faktury. Jeśli poprzednia próba jednak dotarła do Fakturowni, system ją odnajdzie i użyje jej.
Częste problemy
Powiązane
- Faktura do paragonu Jak na prośbę klienta wystawić fakturę do paragonu albo e-paragonu - dla firmy z paragonu z NIP lub dla osoby prywatnej - i w jakim terminie.
- Lista i karta sprzedaży Jak znaleźć sprzedaż, czytać jej statusy i rozliczenie, wskazać dokument, sfinalizować albo anulować sprzedaż w panelu.
- Zwroty i reklamacje Jak zwrócić sprzedaż z panelu - zwrot, reklamacja, pomyłka kasjera, obniżka ceny - wypłacić pieniądze, wydać protokół albo fakturę korygującą i przeglądać ewidencję zwrotów.