Jak działa czas pracy
Czym jest moduł Czas pracy - odbicia z bramki i kasy, dni obecności liczone z odbić i grafiku, statusy dnia, odchylenia, korekty i zatwierdzanie; narzędzie weryfikacji, nie ewidencja kadrowa.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Moduł Czas pracy porównuje grafik z tym, kiedy pracownik naprawdę był w pracy. Kierownik widzi spóźnienia, nieobecności, brak wyjścia i godziny ponad grafik, poprawia braki i zatwierdza sprawdzone dni.
Skąd biorą się dane
- Odbicie Pracownik przykłada kartę na bramce albo loguje się na kasie.
- Dzień obecności System łączy odbicia w okresy i porównuje je z grafikiem.
- Weryfikacja Kierownik sprawdza odchylenia i dopisuje brakujące odbicia.
- Zatwierdzenie Zatwierdzony dzień się już nie zmienia.
Odbicie to jedno wejście albo wyjście z godziną. Powstaje w lokalizacji, także bez internetu, i trafia do chmury przy najbliższej synchronizacji. Źródła odbić:
| Źródło | Wejście | Wyjście |
|---|---|---|
| Bramka | karta pracownika (albo karta + PIN, albo sam PIN) przy czytniku bramki | to samo przy bramce wyjściowej albo kolejne odbicie na bramce dwukierunkowej |
| Logowanie na kasie | pierwsze logowanie na kasie, gdy pracownik nie jest jeszcze „w pracy” | przycisk Kończę pracę w oknie wylogowania kasy |
| Wpis ręczny | kierownik dopisuje odbicie z powodem na karcie dnia | tak samo |
Wygaśnięcie sesji kasy, zwykłe wylogowanie i bezczynność nie są wyjściem. Pracownik, który kończy dzień, klika Kończę pracę. Szczegóły: Rejestracja na bramce i kasie.
W ustawieniach jest też źródło Aplikacja pracownika (odbicie z kodem QR lokalizacji). Jest w przygotowaniu i na razie nie ma skutku.
Plan to grafik pracownika z tego dnia: zmiany z grafiku pracy i wezwania do pracy z rezerwacji - te same, które liczy raport Godziny pracowników. Nakładające się albo stykające przedziały system łączy w jeden.
Dzień obecności
Dla każdego pracownika i dnia system liczy dzień obecności: pierwsze wejście, ostatnie wyjście, okresy obecności, przerwy i porównanie z planem. Dzień przelicza się sam po każdym nowym odbiciu, zmianie grafiku albo korekcie - zwykle w ciągu kilku minut. Okres pracy należy do dnia, w którym się zaczął, więc nocna zmiana od 22:00 do 6:00 liczy się w całości do dnia rozpoczęcia. Minuty są rzeczywiste, bez zaokrągleń; czas pokazuje się jako godziny i minuty (np. 7:58).
| Stan dnia | Co znaczy | Co zrobić |
|---|---|---|
| obecność zgadza się z planem w granicach tolerancji | zatwierdzić | |
| spóźnienie, wcześniejsze wyjście, czas ponad grafik albo część planu bez obecności | sprawdzić i zatwierdzić albo poprawić | |
| był plan, nie ma żadnej obecności | wyjaśnić z pracownikiem | |
| okres nie ma początku albo końca | dopisać brakujące odbicie | |
| pracownik był w pracy, choć nie miał planu | zatwierdzić albo dopisać zmianę do grafiku | |
| pracownik jest teraz w pracy | poczekać do końca dnia | |
| zmiana jeszcze trwa albo się nie zaczęła | poczekać |
Gdy rejestracja w lokalizacji jest wyłączona, system nie porównuje obecności z planem - sam grafik nie tworzy nieobecności.
Odchylenia i tolerancje
Na liście i karcie dnia odchylenia mają osobne oznaczenia: Spóźnienie, Wcześniejsze wyjście, Ponad grafik, Obecność bez grafiku, Nieobecność, Część planu bez obecności, Brak wejścia, Brak wyjścia, Okres dłuższy niż maksymalny i Zamknięty automatycznie na koniec planu.
Tolerancje ustawiasz w lokalizacji (domyślnie 5 minut spóźnienia, 5 minut wcześniejszego wyjścia i 15 minut ponad grafik). Odchylenie mniejsze niż tolerancja nie jest oznaczane. Gdy je przekroczy, liczy się w całości: przy tolerancji 5 minut wejście o 8:12 na zmianę od 8:00 to 12 minut spóźnienia, a wejście o 8:04 - brak spóźnienia. Ponad grafik to obecność poza godzinami planu, także w przerwie między dwiema zmianami tego samego dnia.
Dwa odbicia tego samego kierunku w krótkim czasie (np. karta przyłożona dwa razy albo bramka i kasa jedno po drugim) liczą się jako jedno, a krótka przerwa się skleja - domyślnie 2 minuty. Okres bez wyjścia dłuższy niż maksymalny (domyślnie 16 godzin) dostaje oznaczenie i nie liczy się w sumach, dopóki go nie poprawisz. Ustawienia opisuje Ustawienia czasu pracy.
Korekty i zatwierdzanie
Surowych odbić nikt nie zmienia. Korekta to zawsze nowy wpis ręczny z powodem albo unieważnienie odbicia z powodem. Każda operacja trafia do historii dnia z autorem i godziną.
Kierownik zatwierdza dzień, gdy go sprawdzi. Zatwierdzony dzień jest zamrożony: nie przelicza się po zmianie grafiku, nie przyjmuje korekt ani uwag pracownika i trzyma plan z chwili zatwierdzenia. Żeby go zmienić, osoba z uprawnieniem klika i podaje powód. Opis: Karta dnia obecności.
Kto co widzi
Uprawnienia:
Pełną listę uprawnień kategorii Czas pracy podaje Uprawnienia pracowników i grafików. Każdy pracownik widzi swoje dni bez uprawnienia, w Moja rola › Mój czas pracy - zob. Mój czas pracy. System nie wysyła pracownikom powiadomień o czasie pracy.
Powiązane
- Ustawienia czasu pracy Jak włączyć rejestrację czasu pracy w lokalizacji, wybrać źródła odbić (bramka, kasa), ustawić kartę z PIN-em, sklejanie odbić, maksymalny okres, tolerancje i zamykanie na koniec zmiany oraz własne źródła grupy pracowników.
- Lista dni obecności Jak przeglądać dni obecności pracowników w module Czas pracy - filtry stanu (odchylenia, brak wyjścia, do zatwierdzenia), podsumowanie okresu i zbiorcze zatwierdzanie miesiąca lokalizacji.
- Uruchomienie rejestracji czasu pracy Przewodnik od ustawień lokalizacji do pierwszego zatwierdzonego miesiąca - karty i PIN-y, źródła odbić na bramce i kasie, grafik, codzienna weryfikacja, korekty i zatwierdzenie miesiąca.