Jak system przydziela sale i pracowników
Skąd się bierze zapotrzebowanie usługi na przestrzenie i pracowników, które zasoby system uznaje za wolne, w jakiej kolejności je wydaje i co się dzieje, gdy zabraknie wolnego zasobu.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Usługa nie wskazuje konkretnej sali ani konkretnej osoby. Mówi: „potrzebuję 1 sali z grupy Sale urodzinowe i 1 animatora na każde 10 dzieci”. Konkretne zasoby dobiera system w chwili składania zamówienia - z oferty w panelu i z portalu działa to tak samo.
Skąd się bierze zapotrzebowanie
Zapotrzebowanie tworzą akcje Rezerwuj przestrzeń i Rezerwuj pracownika w polach formularza i w opcjach dodatkowych usługi (zob. Akcje pól i Opcje dodatkowe). Każda akcja, której warunek jest spełniony, dokłada swoje sztuki. Akcje z ilością 0 nic nie rezerwują.
Zasób jest zajęty dłużej niż sama usługa o Margines przed (min) i Margines po (min) z akcji. Przykład: urodziny 14:00-16:00, margines przed 15 minut, po 30 minut - sala jest zajęta od 13:45 do 16:30.
Kto jest kandydatem
| Przestrzeń | Pracownik | |
|---|---|---|
| Grupa i lokalizacja | z grupy z akcji, w lokalizacji zamówienia | w grupie z akcji, przypisany do lokalizacji zamówienia |
| Stan | Aktywna, status dostępności Wolna | Aktywny, przed Data zakończenia |
| Dostępność | — | wpis Dostępny w aktywnej deklaracji, obejmujący cały czas z marginesami; w grupie z dyżurem wystarczy zmiana w grafiku obejmująca cały ten czas |
| Kolizje | brak innej rezerwacji w tym czasie | brak innej rezerwacji i innego wpisu w grafiku w tym czasie (zmiana dyżurowa obejmująca rezerwację nie jest kolizją) |
Rezerwację innego zamówienia system liczy jako kolizję, gdy zamówienie jest potwierdzone albo w realizacji, albo gdy jest wstępne i nie minęła jego ważność. Wyjątek: zamówienie wstępne z pieniędzmi w drodze (np. wpłata czeka na paragon) blokuje także po upływie ważności. Rezerwacje zamówień anulowanych nie blokują nigdy.
Kolejność i braki
Opis tekstowy diagramu
- Akcja: Rezerwuj przestrzeń / pracownika → Kandydaci wolni w oknie z marginesami
- Kandydaci wolni w oknie z marginesami → Wystarczy wolnych?
- Wystarczy wolnych? → Kolejność wg metody przypisywania grupy (tak)
- Kolejność wg metody przypisywania grupy → Rezerwacja, a pracownik dostaje wezwanie do pracy
- Wystarczy wolnych? → Odmowa: Brak wolnej przestrzeni (nie, przestrzeń)
- Wystarczy wolnych? → Dług grupy wolny w tym czasie? (nie, pracownik)
- Dług grupy wolny w tym czasie? → Rezerwacja bez obsady (tak)
- Dług grupy wolny w tym czasie? → Odmowa: Brak dostępnego pracownika (nie)
Odmowa jednej pozycji zatrzymuje całe zamówienie - nie powstaje nic.
O tym, którą salę albo osobę system wybiera spośród wolnych, decyduje Metoda przypisywania grupy:
| Metoda | Przestrzenie | Pracownicy |
|---|---|---|
| Rosnąco (alfabetycznie) | po nazwie i numerze, od A | po nazwisku i imieniu, od A |
| Malejąco (alfabetycznie) | po nazwie i numerze, od Z | po nazwisku i imieniu, od Z |
| Czas przygotowania | najpierw sala, która najdłużej stoi wolna przed startem | — |
| Najmniej godzin | — | najpierw osoba z najmniejszą liczbą godzin w okresie grafiku (bez grafiku - w tygodniu) |
Dwie pozycje jednego zamówienia nie dostaną tej samej sali ani tej samej osoby w nakładającym się czasie.
Wezwanie albo dyżur
Pracownik przydzielony do rezerwacji dostaje wezwanie do pracy - wpis w grafiku z godzinami rezerwacji (z marginesami). Dopóki zamówienie jest wstępne, wezwanie obowiązuje tylko do końca jego ważności. Wezwania zmienia wyłącznie obsada: silnik rezerwacji, edycja zamówienia i lista Zamówienia i rezerwacje › Obsada. W siatce grafiku są tylko do odczytu.
W grupie z zaznaczonym Rezerwacje w ramach zmian z grafiku (dyżur) pracownik, który ma zmianę obejmującą całą rezerwację, obsługuje ją w ramach tej zmiany - wezwanie nie powstaje. Zob. Grupy pracowników.
Po rezerwacji: obsada ręczna
Przydział z rezerwacji nie jest ostateczny. Rezerwacje wzięte na dług, zmiany pracownika i zastępstwa obsługuje lista Zamówienia i rezerwacje › Obsada - pokazuje kandydatów z powodem, dla którego ktoś nie może przyjść. Opis w module Grafik i obsada.
Wszystko albo nic
Silnik rezerwacji najpierw sprawdza wszystkie pozycje: godziny usługi, wyprzedzenie, unikalną godzinę startu, miejsca na wydarzeniach, wolne sale i pracowników. Dopiero gdy wszystko przejdzie, w jednym kroku zakłada zamówienie wstępne z rezerwacjami i wezwaniami do pracy. Gdy choć jedna pozycja nie przejdzie, nie powstaje nic, a obsługa dostaje listę powodów, np. „Brak wolnej przestrzeni (Sale urodzinowe) dla pozycji Urodziny w terminie …”.
Rezerwacje rozpatrywane są po kolei, jedna po drugiej. Dwie osoby, które w tej samej chwili rezerwują ostatnią wolną salę, nie dostaną jej obie - druga dostanie odmowę.
Wyszukiwarka ofert a przydział
Wyszukiwarka ofert pokazuje godzinę jako możliwą, gdy każda grupa zasobów usługi ma choć jeden wolny element. Dokładną liczbę sal i osób (zależną od pól i opcji) sprawdza dopiero oferta i złożenie zamówienia. Dlatego termin widoczny w wyszukiwarce może dostać odmowę, gdy np. 30 dzieci wymaga dwóch sal, a wolna jest jedna.
Przy edycji zamówienia rezerwacje zmienianych pozycji nie blokują same siebie - impreza przesunięta o godzinę może zatrzymać tę samą salę.
Powiązane
- Grupy przestrzeni Jak założyć grupę przestrzeni - typ, symbol, funkcje i metoda przypisywania - i dlaczego to grupę, a nie konkretną salę, rezerwuje usługa.
- Grupy pracowników Jak założyć grupę pracowników, wybrać metodę przypisywania, ustawić dopuszczalny dług i dyżur ze zmian grafiku - i jak te ustawienia decydują, kto obsłuży rezerwację.
- Akcje pól Jak dopiąć do pola usługi reguły - warunek i akcję (dodaj produkt, zarezerwuj salę albo pracownika, przedłuż czas, zablokuj) - i jak ustawić ilość, marginesy i priorytet.