Kontrahenci
Jak dodać kontrahenta (firmę z NIP) ręcznie albo z rejestru GUS, przypisać mu właściciela - konto klienta - i gdzie system używa kontrahentów.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Kontrahent to firma, z którą rozliczasz się na dokumentach: nabywca na fakturze, dostawca na przyjęciu towaru, podwykonawca, np. cukiernia od tortów. W Klienci i kontrahenci › Kontrahenci prowadzisz jedną wspólną listę firm dla całego systemu - tę samą firmę wybierasz potem w zamówieniu, sprzedaży i magazynie.
Zanim zaczniesz
Uprawnienia:
Pobieranie danych z GUS działa tylko wtedy, gdy przy instalacji podano klucz do rejestru GUS. Bez niego wpisujesz dane ręcznie - reszta działa tak samo.
Gdzie system używa kontrahentów
| Gdzie | Po co |
|---|---|
| oferta i zamówienie | nabywca i odbiorca, gdy klient chce fakturę (Dane klienta i dokument) |
| sprzedaż i faktury | nabywca faktury; fakturę wystawisz tylko kontrahentowi z NIP-em (Faktury i KSeF) |
| dokumenty magazynowe | dostawca na przyjęciu (PZ), odbiorca na wydaniu (WZ) (Dokumenty magazynowe) |
| zamówienia do podwykonawców | firma, która wykonuje część usługi (Zamówienia do podwykonawców) |
| rachunki na kasie | rachunek zapisany na kontrahenta, rozliczany później; karta kontrahenta pokazuje jego Otwarte rachunki |
| portal klienta | firmy, które klient zapisał w swoich danych do faktury - jest wtedy ich Właścicielem |
Dodaj kontrahenta
- Przejdź do Klienci i kontrahenci › Kontrahenci i kliknij .
- W sekcji Pobierz dane z GUS wpisz NIP (10 cyfr) i kliknij . System uzupełni nazwę, NIP, REGON, KRS i adres.
- Sprawdź i popraw Nazwę - to krótka nazwa widoczna na listach, np. „Cukiernia Róża”.
- Sprawdź Pełną nazwę firmy z formą prawną - ta trafia na dokumenty.
- Uzupełnij adres. Kod kraju to dwie litery, dla Polski
PL. - Opcjonalnie wybierz Właściciela - konto klienta, do którego należy firma.
- Kliknij .
System nadaje kontrahentowi kod, np. CTR_26_0000123. Kod i NIP widać na liście i na karcie. Wymagane są tylko
Nazwa i Kod kraju, ale bez NIP-u i adresu nie wystawisz firmie faktury.
Typowe ustawienia
| Rodzaj firmy | NIP | Właściciel | Uwagi |
|---|---|---|---|
| firma klienta, która zamawia urodziny dla pracowników | tak | konto osoby zamawiającej | klient wybierze ją sam w portalu |
| dostawca towaru do baru | tak | pusty | wybierasz go na przyjęciu PZ |
| podwykonawca (tort, animator z zewnątrz) | tak | pusty | wybierasz go w zamówieniu do podwykonawcy |
| firma zagraniczna | numer podatkowy z jej kraju | według potrzeby | dane wpisz ręcznie, z właściwym Kodem kraju |
Właściciel
Właściciel łączy firmę z kontem klienta. Klient widzi wtedy tę firmę w portalu wśród swoich danych do faktury i może ją wybrać przy zamówieniu. Firmy dodane przez klienta w portalu mają właściciela od razu. Na karcie użytkownika, w sekcji Kontrahenci, widzisz firmy, których jest właścicielem, a filtr Właściciel nad listą kontrahentów pokazuje firmy jednego klienta.
Dostawca towaru albo podwykonawca nie potrzebuje właściciela - zostaw pole puste.
Zmień albo usuń kontrahenta
Kliknij wiersz, żeby otworzyć kartę, i kliknij . Na karcie możesz też dopisać Notatkę, np. osobę kontaktową albo godziny dostaw - widać ją w sekcji Notatki.
Zmiana danych nie zmienia dokumentów już wystawionych: sprzedaż i faktura zapamiętują dane nabywcy z chwili wystawienia. Po zmianie adresu firmy nowe faktury dostaną już nowy adres.
Usunięcia (Usuń kontrahenta w menu) używaj tylko dla pomyłek. Firmę, która ma już dokumenty, zostaw na liście.
Częste problemy
Powiązane
- Dane klienta i dokument rozliczeniowy zamówienia Jak poprawić imię, nazwisko, e-mail i telefon klienta w zamówieniu oraz wybrać e-paragon albo fakturę z nabywcą.
- Faktury i KSeF Skąd biorą się faktury, noty kaucyjne i faktury korygujące, jak czytać stany faktury i KSeF, ponowić wystawienie, pobrać PDF, XML i UPO oraz wysłać fakturę e-mailem.
- Karta użytkownika Co znajdziesz na karcie użytkownika - dane, grupy, kontrahenci, profile osób, wiadomości, zgody, punkty i urządzenia mobilne - i jak dodać profil dziecka klienta.