Rezerwacja przez telefon - od wolnego terminu do zamówienia wstępnego
Klient dzwoni w sprawie urodzin - znajdujesz wolny termin, składasz ofertę i zakładasz zamówienie wstępne, które trzyma salę i animatora do czasu wpłaty.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Klient dzwoni: „Czy macie wolną salę na urodziny dla 12 dzieci w sobotę?”. Ten przewodnik prowadzi przez pierwszą część obsługi takiej rezerwacji: od sprawdzenia terminu do zamówienia wstępnego, które zajmuje salę i pracownika. Dalsze etapy - wpłatę, potwierdzenie i dzień imprezy - opisują kolejne przewodniki z tej sekcji.
Czego potrzebujesz
Uprawnienia:
Przygotowane wcześniej (zwykle robi to kierownik albo wdrożeniowiec):
- usługa w katalogu z konfiguracją: godzinami, polami i opcjami - zob. Usługa i wydarzenie i Godziny i terminy usługi;
- przestrzenie i grupy pracowników, z których usługa bierze salę i animatora - zob. Przydział zasobów;
- deklaracje dostępności pracowników na ten okres - bez nich system nie przydzieli animatora, zob. Deklaracje dostępności;
- schemat płatności produktu (ile klient wpłaca z góry) i ustawienia marki Rezerwacje i wpłaty - zob. Przedpłata i ważność.
Cały proces w skrócie
- Wyszukiwarka ofert Sprawdzasz, które godziny są wolne dla tej liczby osób.
- Oferta Kliknięty termin trafia do oferty; uzupełniasz opcje i wysyłasz PDF.
- Realizacja oferty Wskazujesz klienta, dokument, profile dzieci i ważność rezerwacji.
- Zamówienie wstępne System zajmuje salę i pracownika do końca ważności.
- Wpłata i potwierdzenie Klient wpłaca przedpłatę - zamówienie staje się potwierdzone.
Krok 1. Znajdź wolny termin
- Przejdź do Zamówienia i rezerwacje › Wyszukiwarka ofert.
- Wybierz Operator, a jeśli ma kilka lokalizacji - Lokalizacja.
- Ustaw Termin realizacji na dzień, o który pyta klient, i wpisz liczbę osób w polach Dorośli i Dzieci.
- Rozwiń dzień przy usłudze. System sprawdza wtedy zajętość sal i pracowników.
- Kliknij zieloną godzinę.
- W oknie Oferta dla klienta wpisz dane nowej oferty i kliknij (albo wybierz istniejącą ofertę i kliknij ).
Kolory godzin podpowiadają, co powiedzieć klientowi:
| Godzina | Co powiedzieć klientowi |
|---|---|
| termin jest do wzięcia | |
| ktoś trzyma ten termin, ale jeszcze nie zapłacił; po najechaniu widać, do kiedy - termin może się zwolnić | |
| termin jest zajęty; po najechaniu widać powód |
Gdy usługi nie ma na liście, zaznacz Pokaż niedostępne z powodem - zobaczysz, dlaczego jej nie da się zrealizować. Szczegóły: Wyszukiwarka ofert.
Krok 2. Uzupełnij ofertę
- Kliknij przycisk oferty w prawym górnym rogu wyszukiwarki, a potem .
- Przy pozycji z plakietką Wymaga uwagi kliknij koło zębate i uzupełnij konfigurację: pola, opcje (np. tort, dekoracje) i osoby.
- W karcie Dane klienta kliknij i wyszukaj konto klienta - jeśli klient już u Was był.
- Jeśli klient ma kod rabatowy, kliknij , a potem .
- Kliknij , żeby pobrać ofertę i wysłać ją klientowi do akceptacji.
Oferta niczego jeszcze nie rezerwuje. Termin możesz stracić, jeśli ktoś inny złoży zamówienie szybciej. Gdy klient od razu się zgadza, przejdź do kroku 3 bez czekania. Opis oferty: Oferta dla klienta.
Krok 3. Zrealizuj ofertę
Gdy wszystkie pozycje są kompletne, przycisk na karcie oferty jest aktywny.
- Kliknij . Otworzy się ekran Realizacja oferty z czterema krokami.
- Klient - wybierz konto klienta albo kliknij , wpisz dane i kliknij .
- Dokument - wybierz E-paragon (osoba prywatna) albo Faktura (firma z NIP) i wskaż nabywcę.
- Profile uczestników - przypisz dzieci do profili z konta klienta.
- Podsumowanie - zaznacz Klient zaakceptował powyższe regulaminy i ustaw Data oraz Godzina w części Ważność rezerwacji wstępnej.
- Kliknij i nie zamykaj okna, dopóki widzisz „Proszę czekać na potwierdzenie założenia rezerwacji”.
Co dalej
System przenosi Cię na kartę zamówienia z komunikatem „Zamówienie założone”. Zamówienie ma status wstępne
i numer ORD_RR_XXXXXXX, a oferta - Zrealizowana.
- Klient dostaje wiadomość o przyjęciu zamówienia z potwierdzeniem i regulaminami w PDF - zob. Powiadomienia klienta.
- Sala i pracownik są zajęci do końca ważności. Rezerwacje zobaczysz w zakładce Zasoby zamówienia i w agendzie rezerwacji.
- Pracownik dostaje wpis w grafiku, ale wiadomość o wezwaniu wyjdzie do niego dopiero po potwierdzeniu zamówienia.
- Przedpłata - kwotę, którą klient musi wpłacić, widzisz w nagłówku karty jako przedpłata. Jak ją przyjąć, opisuje Wpłata przedpłaty i potwierdzenie rezerwacji.
Gdy żaden produkt nie wymaga przedpłaty, zamówienie powstaje od razu jako potwierdzone.
Częste problemy
Powiązane
- Wpłata przedpłaty i potwierdzenie rezerwacji Zamówienie wstępne czeka na pieniądze - przyjmujesz przelew albo wysyłasz link PayU, pilnujesz ważności i doprowadzasz do potwierdzenia.
- Rezerwacja z oferty Jak zrealizować ofertę - wskazać klienta, dokument i profile, założyć zamówienie wstępne z rezerwacjami i co zrobić, gdy system odmówi.
- Wyszukiwarka ofert Jak znaleźć wolne terminy usług i wydarzeń dla klienta, co znaczą kolory godzin i jak dodać termin do oferty.