Obsada pracowników do rezerwacji
Jak sprawić, żeby każda impreza miała animatora - deklaracje dostępności, dług grupy, lista Obsada, ręczna zmiana pracownika i wiadomości, które dostają pracownicy.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Każda rezerwacja usługi z pracownikiem - animatorem, instruktorem, obsługą sali - sama wybiera osobę z grupy. Ten przewodnik pokazuje cały obieg z perspektywy kierownika: co przygotować, żeby system miał kogo wybrać, jak sprawdzić obsadę przed weekendem i jak znaleźć zastępstwo, gdy ktoś zachoruje.
Czego potrzebujesz
Uprawnienia:
- Pracownicy dodani do lokalizacji i do grup pracowników - zob. Pracownicy i grupy.
- Usługa, która bierze pracownika z grupy - zob. Przydział zasobów.
- Konta użytkowników pracowników powiązane z kartami pracowników - żeby wypełniali deklaracje i dostawali wiadomości.
Cały proces w skrócie
- Deklaracje Pracownicy wpisują, kiedy mogą pracować.
- Rezerwacja Zamówienie wybiera wolną osobę z deklaracją; gdy nikogo nie ma, a grupa ma dług - zostaje bez obsady.
- Wezwanie Obsadzony pracownik dostaje wezwanie do pracy i wpis w grafiku.
- Lista Obsada Kierownik pilnuje rezerwacji bez obsady i z problemem.
- Zmiana obsady Ręczna albo samoczynna; pracownicy dostają wiadomość.
Krok 1. Zbierz deklaracje dostępności
System przydziela pracownika tylko w godzinach, które on sam zadeklarował - i tylko wtedy, gdy deklaracja obejmuje cały czas imprezy razem z marginesami.
- Przejdź do Lokalizacje i zasoby › Lokalizacje, otwórz lokalizację i wybierz zakładkę Deklaracje dostępności.
- Kliknij , ustaw Okres od - Okres do (np. cały grudzień) i okno wypełniania.
- Kliknij .
- Poproś pracowników o wypełnienie: Moja rola › Moje deklaracje, przycisk przy otwartej deklaracji.
Szczegóły: Deklaracje dostępności i wezwania.
Krok 2. Zdecyduj o długu grupy
Dług to liczba rezerwacji, które mogą powstać bez obsady, gdy nikt z grupy nie jest wolny. Ustawiasz go w Lokalizacje i zasoby › Grupy pracowników, w polu Dopuszczalny dług (ilość rezerwacji). W tym samym oknie Metoda przypisywania decyduje, kogo system wybiera pierwszego - np. osobę z najmniejszą liczbą godzin.
| Dług grupy | Co się dzieje, gdy nikt nie jest wolny |
|---|---|
| 0 | system odmawia rezerwacji - klient nie zarezerwuje terminu |
| większy niż 0 | zamówienie powstaje, a rezerwacja pracownika czeka na liście Obsada jako Bez obsady |
Krok 3. Sprawdź obsadę przed weekendem
- Przejdź do Zamówienia i rezerwacje › Obsada. Lista pokazuje rezerwacje Bez obsady na najbliższe 14 dni.
- Zmień Stan na Z problemem, żeby zobaczyć obsadzone rezerwacje, których pracownik nie może już obsłużyć, np. „Pracownik nieaktywny” albo „Brak deklaracji dostępności”.
- Kliknij numer zamówienia, żeby sprawdzić szczegóły imprezy.
Ten sam stan widzisz bez wchodzenia na listę: kafel Rezerwacje bez obsady na Panelu głównym oraz alarmy w Wymaga uwagi - „Rezerwacja bez obsady przed terminem” (72 godziny przed startem potwierdzonego zamówienia) i „Obsada rezerwacji nieaktualna”.
Krok 4. Obsadź albo zmień pracownika
- Kliknij (rezerwacja bez obsady) albo (rezerwacja z pracownikiem) w wierszu listy albo w zakładce Zasoby zamówienia.
- Przejrzyj kandydatów. Wolne osoby są na górze z plakietką Dostępny albo Na zmianie. Kolumna Godziny w okresie pomaga rozłożyć pracę równo.
- Wybierz osobę w polu Pracownik i wpisz Powód (do historii zamówienia), np. „choroba pracownika”.
- Kliknij albo i poczekaj na komunikat „Obsada zmieniona”.
Inne możliwości w tym samym oknie:
- - system wybiera pierwszą wolną osobę według Metody przypisywania grupy;
- - zdejmuje pracownika, gdy wiesz, że nie przyjdzie, a zastępstwa jeszcze nie ma;
- Obsada ponad deklarację dostępności (wymaga powodu) - z osobnym uprawnieniem obsadzisz osobę, która zgodziła się przyjść, choć nie wpisała dostępności.
Rezerwacji bez obsady nie musisz pilnować co chwilę: co godzinę system sam próbuje je obsadzić pierwszą wolną osobą. Szczegóły okna: Ręczna obsada.
Co na co wpływa
- Grafik pracownika - obsadzony pracownik dostaje wezwanie do pracy i wpis w grafiku. Zwolniony traci wezwanie.
- Wiadomości do pracowników - po zmianie obaj dostają zbiorczą wiadomość „Zmiany w Twoim grafiku pracy (…)”. Przy zamówieniu wstępnym wiadomość wychodzi dopiero po jego potwierdzeniu. Zob. Powiadomienia o grafiku.
- Historia zamówienia - każda zmiana obsady ma wpis z powodem, np. „Zmieniono obsadę rezerwacji …”.
- Ważność - wezwanie spod zamówienia wstępnego trwa tak długo jak jego ważność. Gdy zamówienie wygaśnie albo zostanie anulowane, pracownik jest wolny, a samoczynna obsada może go wziąć do innej imprezy.
- Karta pracownika - gdy wyłączysz pracownika albo zabierzesz mu grupę, a on ma przyszłe rezerwacje, panel pokaże okno Pracownik ma przyszłe rezerwacje. Kliknij , żeby od razu przenieść je na listę Obsada.
- Raport godzin - godziny z wezwań liczą się do raportu godzin pracowników, zob. Raport godzin.
Częste problemy
Powiązane
- Obsada rezerwacji Lista Obsada - rezerwacje pracowników bez obsady, z problemem i obsadzone; skąd biorą się rezerwacje na dług, kafel na Panelu głównym, alarmy i samoczynna obsada.
- Ręczna obsada Jak obsadzić rezerwację bez obsady, zmienić pracownika albo zdjąć go na dług w oknie Obsada rezerwacji - kandydaci, obsada ponad deklarację i wpis w historii zamówienia.
- Deklaracje dostępności Jak kierownik otwiera deklarację dostępności na okres, jak pracownik ją wypełnia w „Moja rola” i jak deklaracja decyduje o przydziale do rezerwacji.