Rezygnacja klienta i zwrot pieniędzy
Klient odwołuje imprezę - anulujesz zamówienie, system liczy zatrzymanie zadatku według polityki marki, a Ty rozliczasz zwrot przelewem, przez PayU albo na kasie.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Klient pisze: „Niestety, odwołujemy urodziny”. Ten przewodnik prowadzi od zgłoszenia rezygnacji do chwili, gdy pieniądze wrócą do klienta albo zadatek zostanie u sprzedawcy. Kwot nie liczysz sam - robi to system według polityki rezygnacji marki.
Czego potrzebujesz
Uprawnienia:
- „Anulowanie zamówień” wystarcza do zwykłej rezygnacji i jej rozliczenia.
- „Odstępstwo od polityki rezygnacji” jest potrzebne, żeby zatrzymać mniej, niż mówi polityka, albo wpisać datę zgłoszenia wstecz.
- „Wypłaty zwrotów z rezygnacji” - żeby odnotować przelew zwrotny.
Wcześniej kierownik ustawia w marce charakter przedpłaty i politykę rezygnacji - zob. Polityka rezygnacji.
Ile wraca do klienta
Zanim cokolwiek klikniesz, warto wiedzieć, od czego zależy kwota. System liczy ją osobno dla każdej pozycji, od kwoty wpłaconej - nigdy więcej, niż klient wpłacił.
| Sytuacja | Co wraca do klienta |
|---|---|
| zamówienie wstępne | całość wpłat |
| rezygnuje sprzedawca (np. awaria sali) | całość wpłat |
| marka przyjmuje przedpłaty jako zaliczki | całość wpłat - z zaliczki nic się nie zatrzymuje |
| zamówienie potwierdzone, zadatek, marka stosuje politykę | wpłata minus procent z progu dla czasu do terminu |
Przykład: progi marki to 14 dni - 0%, 3 dni - 50%, 0 godzin - 100%. Klient wpłacił 300 zł zadatku i rezygnuje 5 dni przed terminem. Obowiązuje próg 3 dni (72 h): zostaje 150 zł, wraca 150 zł.
Cały proces w skrócie
- Anuluj W oknie rezygnacji wybierasz zakres i kto rezygnuje.
- Dokument REZ Z wpłatami powstaje dokument „Oczekuje rozliczenia”; zamówienie jeszcze się nie zmienia.
- Rozlicz System anuluje pozycje, zwalnia terminy i planuje zwrot.
- Wypłata PayU zwraca sam; przelew robisz w banku i odnotowujesz; zwrot gotówki wypłaca kasa.
Krok 1. Zgłoś rezygnację
- Otwórz zamówienie i kliknij w nagłówku karty.
- W polu Zakres wybierz Całe zamówienie albo Wybrane pozycje i zaznacz pozycje.
- W polu Kto rezygnuje wybierz Klient albo Sprzedawca.
- Jeśli klient zgłosił rezygnację wcześniej (np. e-mailem w nocy), wpisz Data zgłoszenia (opcjonalnie) i Godzina.
- Kliknij i sprawdź tabelę: wpłacono, próg polityki, zatrzymanie i zwrot przy każdej pozycji.
- Kliknij , wpisz Powód dla klienta (opcjonalnie) i Notatka wewnętrzna (opcjonalnie).
- Kliknij (albo / , gdy nie ma wpłat).
Bez wpłat system od razu anuluje zamówienie albo pozycje i zwalnia sale i pracowników. Dalsze kroki są potrzebne tylko wtedy, gdy klient coś wpłacił.
Krok 2. Rozlicz dokument
- W zakładce Podsumowanie zamówienia, w sekcji Dokumenty rezygnacji, kliknij (albo otwórz dokument z Zamówienia i rezerwacje › Rezygnacje).
- Sprawdź akcje i kwoty, np. „Zwrot - przelew” albo „Zatrzymanie”.
- Przy zwrocie przelewem wpisz Numer rachunku do zwrotu i Posiadacz rachunku - albo zostaw puste i uzupełnij później.
- Jeśli klient woli zostawić pieniądze na innej rezerwacji, wybierz zamówienie w polu Zamiast zwrotu przenieś wpłaty na zamówienie.
- Kliknij w oknie.
Po rozliczeniu system anuluje zamówienie albo pozycje, zwalnia rezerwacje sal i pracowników, odwołuje wezwania do pracy i zwalnia kody rabatowe. Klient dostaje wiadomość z rozliczeniem.
Krok 3. Wypłać pieniądze
Forma zwrotu wynika z tego, jak klient zapłacił:
| Klient płacił | Co się dzieje | Co robisz |
|---|---|---|
| przez PayU | system zleca zwrot od razu | nic |
| przelewem | zwrot czeka w stanie „Czeka na przelew” | robisz przelew w banku z tytułem „Zwrot REZ_… / ORD_…” i klikasz |
| gotówką albo kartą na kasie | zwrot czeka na kasę lokalizacji, w której zapłacono | kasjer wypłaca zwrot na kasie |
Gdy klient nie przyjdzie po zwrot do lokalizacji, na karcie dokumentu kliknij (wymaga uprawnienia „Zwrot inną formą niż zapłata”). Wiele przelewów naraz przygotujesz z listy rezygnacji - zob. Eksport przelewów zwrotnych.
| Stan dokumentu | Co znaczy |
|---|---|
| plan zapisany, zamówienie i wpłaty bez zmian | |
| zostały przelewy albo wypłaty na kasie | |
| wszystko rozliczone | |
| dokumentu nie rozliczono, zamówienie zostało bez zmian |
Co na co wpływa
- Terminy - sala i pracownicy wracają do puli dopiero po rozliczeniu dokumentu, a nie po zapisaniu rezygnacji.
- Zatrzymany zadatek osoby prywatnej nie tworzy nowego dokumentu sprzedaży. Firma z fakturą zaliczkową dostaje fakturę końcową na zatrzymaną kwotę.
- Zwrot przelewem daje klientowi dokument korekty po odnotowaniu przelewu.
- Przeniesienie wpłaty na inne zamówienie nie tworzy korekty - wpłata zostaje przy swoim dokumencie.
- Wymaga uwagi - przelew zwrotny, którego nikt nie odnotował w ustalonym czasie, daje alarm „Przelew zwrotny po terminie”.
Rezygnacja z portalu
Gdy marka pozwala (Klient może zrezygnować w portalu), klient rezygnuje sam na karcie zamówienia w portalu: widzi kwoty „Zwrócimy” i „Zatrzymamy”, zaznacza „Zapoznałem się z warunkami rezygnacji” i klika „Potwierdź rezygnację”. Portal zawsze stosuje politykę. Gdy wszystko wraca przez PayU, rozlicza się sam. W innym przypadku dokument czeka na liście Rezygnacje z kanałem „Portal klienta” - rozlicz go jak w kroku 2.
Częste problemy
Powiązane
- Zgłaszanie rezygnacji z zamówienia Jak anulować całe zamówienie albo wybrane pozycje przyciskiem „Anuluj” i co dzieje się z rezerwacjami i wpłatami klienta.
- Rozliczenie rezygnacji - zwrot, zatrzymanie i przeniesienie wpłaty Jak rozliczyć dokument rezygnacji, który czeka na rozliczenie - zwrócić wpłatę, zatrzymać zadatek albo przenieść pieniądze na inne zamówienie - i jak śledzić wypłaty na liście Rezygnacje.
- Polityka rezygnacji Jak ustawić w marce, ile zadatku zostaje u sprzedawcy przy rezygnacji klienta - progi zatrzymania, podgląd, niestawienie się, opis warunków dla klienta i rezygnacja w portalu.