Zmiana rezerwacji na prośbę klienta
Klient przekłada urodziny, dokłada dzieci albo potrzebuje więcej czasu na wpłatę - zmieniasz zamówienie w wersji roboczej, przedłużasz ważność i sprawdzasz, co dzieje się z obsadą i wpłatami.
Zaktualizowano 2 listopada 2026
Na tej stronie
Klient dzwoni: „Przełóżmy urodziny o tydzień i dojdzie dwoje dzieci”. Zamówienia nie anulujesz i nie składasz od nowa. Zmieniasz je w wersji roboczej, a system przy zapisie sprawdza dostępność, przelicza ceny i przedpłatę, przenosi rezerwacje sal i pracowników i rozlicza wpłaty.
Czego potrzebujesz
Uprawnienia:
Edytować możesz zamówienie wstępne, potwierdzone i w realizacji. Zamówienia anulowanego i zrealizowanego nie zmienisz. Klient nie zmienia zamówienia w portalu - zmiany zawsze robi obsługa w panelu.
Co chcesz zmienić
| Prośba klienta | Co zrobić |
|---|---|
| „Zapłacę za kilka dni, proszę trzymać termin” | przedłuż ważność - tylko zamówienie wstępne |
| inny dzień albo godzina, więcej osób, inny pakiet, dodatkowy tort | edytuj zamówienie |
| rezygnacja z jednej atrakcji albo całości | Rezygnacja klienta i zwrot pieniędzy |
| inny animator, bo ten zachorował | Obsada pracowników do rezerwacji |
| inny adres e-mail albo dane do faktury | Dane klienta i dokument - tylko w zamówieniu wstępnym |
Przedłuż ważność
- Otwórz zamówienie wstępne i kliknij przy polu Rezerwacja wstępna ważna do w Podsumowaniu (albo w ostrzeżeniu nad zakładkami).
- Sprawdź podpowiedzianą Datę i Godzinę albo wpisz termin uzgodniony z klientem.
- Kliknij i poczekaj na wynik - okno pokazuje „Proszę czekać na przedłużenie ważności”.
Nowa data obejmuje rezerwacje sal, pracowników i wpisy w grafiku. Przypomnienie dla klienta o wygasaniu liczy się od nowej daty. Gdy ważność już minęła, system najpierw sprawdza, czy nikt w międzyczasie nie zajął zasobów.
Edytuj zamówienie
- Wersja robocza Zmieniasz pozycje; zamówienie i rezerwacje zostają bez zmian.
- Podgląd zmian System sprawdza dostępność i pokazuje nowe kwoty, zasoby i rozliczenie wpłat.
- Zapis Zlecenie czeka w kolejce rezerwacji i jest sprawdzane jeszcze raz.
- Zmienione zamówienie Nowe pozycje, rezerwacje i ceny; wpis w historii.
- Kliknij w nagłówku karty. Otworzy się ekran Edycja zamówienia.
- Zmień termin albo konfigurację usługi kołem zębatym przy pozycji - tak jak w ofercie.
- Dodaj pozycję przyciskiem (termin z dostępnością) albo (np. tort).
- Żeby usunąć pozycję, kliknij ikonę Usuń pozycję i potwierdź .
- Sprawdź Podsumowanie zmian po prawej: wartość, rabaty i przedpłatę przed zmianą i po niej.
- Kliknij .
- Przeczytaj podgląd i kliknij . Nie zamykaj okna, dopóki widzisz „Proszę czekać na zapisanie zmian”.
Wersja robocza zapisuje się w systemie. Możesz przerwać i wrócić przyciskiem na karcie zamówienia albo zrezygnować przyciskiem . Szczegóły ekranu: Edycja zamówienia.
Co dzieje się z obsadą
W podglądzie zmian część Zasoby mówi, które sale i osoby zostaną Zwalniane, a które Przydzielane.
- Nowy termin dostaje pracownika tak samo jak nowa rezerwacja: tylko osobę z deklaracją dostępności i bez innej pracy w tym czasie. Gdy nikt nie jest wolny, a grupa ma dług, rezerwacja pracownika powstaje bez obsady i trafia na listę Obsada.
- Zwolniony pracownik traci wezwanie do pracy, nowy dostaje nowe. W zamówieniu potwierdzonym obaj dostają zbiorczą wiadomość o zmianie w grafiku. W zamówieniu wstępnym pracownik dowie się o wezwaniu dopiero po potwierdzeniu.
Obsadę bez zmiany terminu (np. inny animator) zmieniasz w zakładce Zasoby albo na liście Obsada - edycja zamówienia nie jest do tego potrzebna.
Co dzieje się z wpłatami
Wpłaty zostają przy zamówieniu. Zmienia się to, ile jeszcze trzeba zapłacić.
- Wartość: 1 200,00 zł
- Wymagana przedpłata: 300,00 zł
- Wpłacono: 300,00 zł
- Wartość: 1 400,00 zł
- Wymagana przedpłata: 350,00 zł
- Brakuje do przedpłaty: 50,00 zł
Liczby w przykładzie są umowne - przedpłatę liczą schematy płatności produktów.
| Skutek zmiany | Co robi system |
|---|---|
| wartość rośnie | wymagana przedpłata może wzrosnąć; brakującą kwotę przyjmujesz zwykłą wpłatą |
| zamówienie wstępne, a wpłaty pokrywają nową przedpłatę | podgląd pokazuje „Zamówienie zostanie potwierdzone…”, a zapis potwierdza zamówienie |
| wartość opłaconych pozycji maleje | podgląd pokazuje Rozliczenie wpłat; w polu Reszta nadpłaty wybierasz zwrot albo przeniesienie na inne zamówienie |
| zamówienie jest w realizacji | otwarty rachunek realizacji dostaje nowe linie automatycznie |
Sam zapis zmian nie wysyła klientowi wiadomości o nowych pozycjach. Poinformuj klienta sam - aktualne potwierdzenie zamówienia pobierzesz w zakładce Dokumenty. Przypomnienie o terminie realizacji przyjdzie przed nowym terminem.
Częste problemy
Powiązane
- Edycja zamówienia Jak zmienić pozycje, terminy i konfigurację złożonego zamówienia w wersji roboczej, sprawdzić skutki w podglądzie i zapisać zmiany.
- Przedłużenie ważności zamówienia wstępnego Jak wydłużyć czas, przez który zamówienie wstępne trzyma termin - przed upływem ważności i po nim.
- Obsada pracowników do rezerwacji Jak sprawić, żeby każda impreza miała animatora - deklaracje dostępności, dług grupy, lista Obsada, ręczna zmiana pracownika i wiadomości, które dostają pracownicy.